Rimborso spese di viaggio - Procedura e moduli

PROCEDURA PER L’AUTORIZZAZIONE E IL RIMBORSO DELLE SPESE DI VIAGGIO PER I DOTTORANDI - DIPARTIMENTO DI MANAGEMENT E GIURISPRUDENZA

Per richiedere il rimborso, entro i limiti dei fondi disponibili per mobilità e spese di ricerca o altri fondi specifici:

Le spese di viaggio devono essere autorizzate preventivamente secondo le procedure descritte nella sezione "AUTORIZZAZIONE" qui sotto.
Le spese sostenute devono rispettare i limiti e le condizioni stabilite dal regolamento universitario (vedi la sezione "RIMBORSO")

AUTORIZZAZIONE

Il modulo di autorizzazione per le spese di viaggio deve essere inviato via email a segreteriaphd@dmd.uniroma2.it, compilato completamente con i dati richiesti e firmato sia dal dottorando sia dal supervisore.
Il modulo aggiornato può essere scaricato al seguente link.
Il modulo di autorizzazione deve essere presentato con largo anticipo rispetto alla data della spesa, comunque almeno 15 giorni lavorativi prima della data del viaggio. Il mancato rispetto di questa scadenza può comportare la mancata autorizzazione delle spese e di conseguenza l’impossibilità di rimborso.
Dopo la tua richiesta, la responsabile amministrativa per le spese di viaggio del Dipartimento di Management e Giurisprudenza, la dott.ssa Antonietta Valentina Sforza (segreteriaphd@dmd.uniroma2.it), raccoglierà le firme del Coordinatore del Dottorato e del Direttore del Dipartimento e finalizzerà il processo di autorizzazione registrando la richiesta.
L’ufficio amministrativo ti notificherà via email l’avvenuta registrazione dell’autorizzazione.

RIMBORSO

Dopo il viaggio, puoi richiedere il rimborso delle spese entro i limiti dei fondi assegnati al dottorando (fondi per mobilità e spese di ricerca) o altri fondi specifici per la ricerca. Si consiglia di verificare anticipatamente con l’ufficio la disponibilità dei fondi ogni anno e controllare che le spese non superino l’importo assegnato.
Il rimborso di specifiche voci di spesa (ad esempio viaggio, alloggio, ecc.) è soggetto ai limiti stabiliti dal regolamento universitario. I principali limiti sono specificati al seguente link (Limiti di Spesa), ma si consiglia di chiarire anticipatamente in caso di dubbi. Si noti che limiti e vincoli per il rimborso sono applicati in modo differente a seconda della categoria del personale (es. docenti, personale amministrativo, altre categorie come i dottorandi). Ad esempio, i dottorandi non hanno diritto al rimborso per l’utilizzo dell’auto privata o al pagamento anticipato delle spese.
La richiesta di rimborso si effettua compilando il modulo di liquidazione specifico, scaricabile al seguente link.
Il modulo di liquidazione deve essere compilato e firmato dal dottorando e deve essere accompagnato da tutte le ricevute originali delle spese (fatture, scontrini, biglietti di viaggio, attestati di partecipazione, ecc.).
Il modulo firmato e le ricevute originali devono essere consegnati di persona alla responsabile amministrativa per i viaggi del Dipartimento di Management e Giurisprudenza, dott.ssa Antonietta Valentina Sforza, dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 13:00 e dalle 14:00 alle 15:00, presso l’ufficio situato nell’edificio B, primo piano, Ufficio Amministrativo. In casi eccezionali, in cui vi sia una reale impossibilità a consegnare i documenti di persona, è consentito inviarli per posta all’indirizzo:

Simonetti Cristiana – Antonietta Valentina Sforza,
Dipartimento di Management e Giurisprudenza,
Facoltà di Economia,
Via Columbia, 2, 00133, Roma.
In questo caso, tuttavia, il Dipartimento declina ogni responsabilità per eventuali smarrimenti dei documenti dovuti a problemi postali.
Prima di presentare i documenti originali per il rimborso, puoi richiedere un controllo informale preliminare di correttezza e completezza inviando una email con copie scannerizzate dei documenti alla dott.ssa Sforza (segreteriaphd@dmd.uniroma2.it). Questa procedura non ha valore formale e non sostituisce la consegna prevista al punto 4), ma serve solo a ridurre il rischio di inviare documentazione incompleta o errata.

RICHIESTE DI CHIARIMENTI O INFORMAZIONI AGGIUNTIVE SUI VIAGGI

Tutte le richieste di chiarimenti o informazioni riguardanti viaggi e missioni devono essere inviate per iscritto all’email: segreteriaphd@dmd.uniroma2.it.
Non è previsto un servizio di sportello.